Privacy Policy

The Canadian Automobile Dealers Association ("CADA" or "we") is committed to maintaining the accuracy, security and privacy of personal information in accordance with applicable legislation. This CADA Privacy Policy is a statement of principles and guidelines concerning the protection of personal information of our provincial or regional association members ("members"), new franchised Canadian automobile dealers ("dealer members"), service providers and other individuals ("you").

Consent

BY SUBMITTING PERSONAL INFORMATION TO CADA, ITS SERVICE PROVIDERS, OR AGENTS, YOU AGREE THAT THE CADA MAY COLLECT, USE AND DISCLOSE SUCH PERSONAL INFORMATION IN ACCORDANCE WITH THIS PRIVACY POLICY AND AS PERMITTED OR REQUIRED BY LAW. Subject to legal and contractual requirements, you may refuse or withdraw your consent to certain of the identified purposes at any time by contacting the CADA Chief Privacy Officer. If you refuse or withdraw your consent we may not be able to provide you or continue to provide you with certain services or information which may be of value to you. If you provide the CADA or our service providers and agents with personal information of another individual, you represent that you have all necessary authority and/or have obtained all necessary consent from such a person to enable us to collect, use and disclose such personal information for the purposes set forth in this privacy policy.

What personal information do we collect?
Why do we collect your personal information?
To whom do we disclose your personal information?
Where do we store your personal information?
How may you obtain access to your personal information?
How do we protect your personal information?
Privacy in our Web Site
Changes to the privacy policy
Further information

What Personal Information do we collect?

Canadian Privacy Legislation generally defines "Personal Information" broadly as information about an identifiable individual or as information that allows an individual to be identified. For the purposes of this policy, personal information means information about an identifiable individual as defined from time to time in applicable privacy legislation. Generally speaking, personal information does not include what is considered business contact information, such as your name, title or position, business address, telephone number, facsimile number or e-mail address, so long as it is used to contact you in relation to your employment, business or profession. The types of information that the CADA may collect about you include your name, home address, telephone number, personal email address, billing and account information, information about your dealership and issues relating to your dealership and/or your provincial or regional association, and other information incidental to providing national trade association services to and on behalf of new franchised Canadian automobile dealers.

The CADA may receive personal information from members or dealer members for the purpose of providing services to them. In these cases, the CADA relies on the members or dealer members to ensure that such personal information is disclosed to the CADA in accordance with applicable privacy legislation. Such personal information is used only for the purpose of providing the services in question.

We have a physical presence in Canada and may in the normal course of operations collect personal information through visits from the public, capture of video images on security cameras, telephone inquiries, or employment inquiries. This personal data, incidental to normal business administrations, is not collected for a business purpose or shared with third parties except under exceptional circumstances as required by law.

Why do we collect your Personal Information?

In general, the CADA collects, uses and discloses personal information about our members, dealer members and others in order to provide our dealer members and members with national trade association services to and on behalf of new franchised Canadian automobile dealers. More specifically, we collect, use and disclose personal information for the following purposes:

to fulfill the goals and mandates of a national trade association representing new franchised Canadian automobile dealers;
to share Personal Information to and from third parties for the purposes of providing national trade association services to and on behalf of new franchised Canadian Automobile dealers;
to understand and respond to members, dealer members, suppliers and other third party needs and preferences, including to contact and communicate with such parties to conduct surveys, research, evaluations and trade shows;
to develop, enhance or otherwise provide CADA products and services;
to sell or otherwise provide products and services of third parties with whom the CADA has a relationship;
to distribute our Newsline, newsletters, association information and other materials to individuals on our mail and e-mail lists including via third parties mailing houses and e-mail service providers;
to develop and manage the CADA and its operations;
to detect and protect the CADA and other third parties against error, negligence, breach of contract, fraud, theft, and other illegal activity and to audit compliance with the CADA's policies and contractual obligations;
to engage in business transactions including the purchase sale, lease, merger or amalgamation or any other type of acquisition, disposal or financing involving the CADA;
as permitted by and to comply with any foreign and domestic legal or regulatory requirements or provisions; and
for any other purpose to which you consent.

To whom do we disclose your Personal Information?

From time to time, the CADA may disclose your Personal Information to:

service providers including organizations or individuals retained by the CADA to perform functions on its behalf such as marketing, surveying, data processing, document management, and office services;
a person who in the reasonable opinion of the CADA is providing or seeking the information as your agent;
to our insurers and to regulatory agencies, insurers or others in connection with regulatory or other obligations of the CADA in its capacity as a national trade association representing new franchised Canadian automobile dealers;
any third party or parties, where you consent to such disclosure or where disclosure is required or permitted by law;
as permitted by, and to comply with, any foreign and domestic legal or regulatory requirements or provisions.

Where do we store your Personal Information?

Your Personal Information is stored in locations and on servers controlled by the CADA, located either at our offices or at the offices of our service providers.

How may you obtain access to your Personal Information

Upon your written request, subject to certain exceptions, the CADA will inform you of the existence, use, and disclosure of your Personal Information and will give you access to that information. Access requests should be sent to our Chief Privacy Officer using the contact information below. There are a few instances where we may not be able to provide some of the personal information we hold, including:

if it is subject to solicitor-client or litigation privilege;
if it contains references to other individuals;
if it cannot be disclosed for legal, security, or commercial proprietary reasons; or
if it is prohibitively costly to provide.

How do we protect your Personal Information?

To help protect the confidentiality of your Personal Information, the CADA employs physical, administrative and technological safeguards appropriate to the sensitivity of your Personal Information. Where Personal Information is sent to a third party for processing we require, through our contracts with them, that all Personal Information is kept secure. Please be aware though that, despite these efforts, no security measures are perfect and no systems are impenetrable. Particularly if you are using the password-protected areas of the Web Site, your privacy can be enhanced by taking care to use suitably strong passwords that others cannot guess, that are kept safe by you, and that are not re-used on other web sites. Taking steps like avoiding dictionary words or proper names and adding extra character and punctuation marks can also help protect you. If you believe your password has been compromised, you should change it immediately.

Privacy and our Web Site

Cookies - When an individual visitor accesses the CADA Web Site, we may use a browser feature called a 'cookie' to collect information such as the type of Internet browser and operating system the visitor uses, the domain name of the web site from which the visitor came, date and duration of the visit, number of visits, average time spent on our Web Site, pages viewed and number of cookies accumulated. A cookie is a small text file containing a unique identification number that identifies the visitor's browser, but not necessarily the visitor, to our computers each time our Web Site is visited. Unless a visitor specifically informs us (e.g. by registering for an event or sending us correspondence from our Web Site), we will not know who the individual visitors are. In addition to the identified purposes described in our Privacy Policy, we may use this Web Site information and share it with other organizations with whom we have a commercial relationship to measure the use of our Web Site, to improve the functionality and content of our Web Site and to facilitate usage by a visitor. Visitors can reset their browsers either to notify them when they have received a cookie or refuse to accept cookies. However, if a visitor refuses to accept cookies, he or she may not be able to use some of the features available on our Web Site.
Online Communications - In order to provide our Web Site visitors with a service or information, visitors may voluntarily submit Personal Information to us for purposes such as asking a question, obtaining information, reviewing or downloading a publication, participating in a seminar or other event, and participating in contests and surveys. If you are known to the CADA as a registered user of an online service, we may combine and store Personal Information about your use of our Web Site and the online information you have provided with certain other online and offline information we may have collected.
Electronic Communications - Occasionally, we may send electronic communications to you with information that may be useful to you, including information about the CADA and other third parties with whom we have a relationship. We will include instructions on how to unsubscribe and inform us of preferences if you decide you do not want to receive any future e-mails from the CADA. Such preferences may also be expressed by e-mailing our Chief Privacy Officer at [email protected] with your name and the electronic addresses you wish to have removed from our database. Please note, however, that in certain circumstances, the CADA may be required or empowered by law to send you certain important electronic messages notwithstanding an earlier unsubscribe request.
Links - Our Web Site may contain links to other web sites which are provided as a convenience only. Visitors are advised that other third party web sites may have different privacy policies and practices than the CADA, and the CADA has no responsibility for such third party web sites.

Changes to the Privacy Policy

The CADA reserves the right to modify or supplement this Privacy Policy at any time. If we make a change to this Privacy Policy, we will post such changes on our Web Site and make such revised policy and changes available upon request to the CADA Chief Privacy Officer. However, the CADA will obtain the necessary consents required under applicable privacy laws if it seeks to collect, use or disclose your Personal Information for purposes other than those to which consent has been obtained unless otherwise required or permitted by law.

Further Information

The CADA has appointed Tim Ryan as its Chief Privacy Officer to oversee compliance with this Privacy Policy and applicable privacy laws. For information on the CADA's privacy practices please contact the CADA Chief Privacy Officer at:

CADA, Chief Privacy Officer

123 Commerce Valley Drive East, Suite 303

Thornhill, ON

L3T 7W8

Email: privacy at cada.ca

Ph: 905-940-4959

Fax: 905-940-6870

Politique de confidentialité

La Corporation des associations de détaillants d’automobiles (« CADA » ou « nous ») s’est engagée à assurer l’exactitude, la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels conformément à la loi applicable. La présente politique de confidentialité de la CADA est à la fois un énoncé de principes et un principe directeur concernant la protection des renseignements personnels des membres de nos corporations provinciales ou régionale (« membres »), des concessionnaires canadiens de véhicules neufs franchisés (« concessionnaires membres »), des fournisseurs de services et d'autres personnes (« vous »).

Consentement

EN FOURNISSANT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À LA CADA, À SES FOURNISSEURS DE SERVICES OU MANDATAIRES, VOUS AUTORISEZ LA CADA À RECUEILLIR, À UTILISER ET À COMMUNIQUER CES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS CONFORMÉMENT À LA PRÉSENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET TEL QU’AUTORISÉ OU REQUIS PAR LA LOI. Sous réserve d’exigences légales et contractuelles, vous pouvez refuser ou retirer votre consentement à l’égard de certaines fins déterminées en tout temps en communiquant avec le responsable de la protection des renseignements personnels de la CADA. Si vous refusez ou retirez votre consentement, il se peut que nous soyons dans l’impossibilité de vous fournir ou de continuer de vous fournir certains des services ou renseignements qui pourraient vous être utiles. Si vous fournissez à la CADA ou à ses fournisseurs de services et mandataires des renseignements personnels concernant une autre personne, vous déclarez que vous avez l’autorité nécessaire pour le faire et/ou que vous avez obtenu tous les consentements nécessaires de la part de cette personne afin de nous permettre de recueillir, d’utiliser et de communiquer ces renseignements personnels aux fins établies dans la présente politique de confidentialité.

Quels renseignements personnels recueillons-nous?
Pourquoi recueillons-nous vos renseignements personnels?
À qui communiquons-nous vos renseignements personnels?
Où stockons-nous vos renseignements personnels?
Comment pouvez-vous avoir accès à vos renseignements personnels?
Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?
La confidentialité sur notre site Web
Modifications à la politique de confidentialité
Autres renseignements

Quels renseignements personnels recueillons-nous?

La définition de «renseignements personnels» que donne la législation canadienne sur la protection de la vie privée englobe de façon générale les renseignements concernant une personne identifiable ou les renseignements qui permettent d’identifier une personne. Aux fins de la présente politique, les renseignements personnels s’entendent des renseignements concernant une personne identifiable tels que définis de temps à autre dans une législation sur la protection de la vie privée applicable. De façon générale, les renseignements personnels ne comprennent pas ceux considérés de nature professionnelle comme le nom, le titre ou les fonctions, l’adresse professionnelle, les numéros de téléphone et de télécopieur, et l’adresse courriel, tant qu’ils sont utilisés dans le but de communiquer avec vous relativement à votre emploi, votre entreprise ou votre profession. Les renseignements que la CADA peut recueillir vous concernant comprennent votre nom, votre adresse personnelle, votre numéro de téléphone personnel, votre adresse courriel personnelle, des renseignements concernant la facturation et le compte, des renseignements concernant votre concession et des sujets liés à votre concession et/ou à votre corporation provinciale ou régionale, ou d’autres renseignements utiles visant à fournir des services de la corporation nationale aux concessionnaires canadiens de véhicules neufs franchisés, et de les fournir en leur nom.

La CADA peut recevoir des renseignements personnels de la part de membres ou de concessionnaires membres dans le but de leur fournir des services. Dans ces cas, la CADA se fie aux membres ou aux concessionnaires membres afin que ces renseignements personnels soient communiqués à la CADA conformément à la législation sur la protection de la vie privée applicable. De tels renseignements personnels ne sont utilisés que dans le but de fournir les services en question.

Nous avons une présence physique au Canada et nous pouvons, dans le cours normal de nos activités, recueillir des renseignements personnels lors de visites du public, par la saisie d’images vidéo des caméras de surveillance, lors de sondages téléphoniques ou lors de l’étude de demandes d’emploi. Ces données personnelles, utiles à l’administration normale des affaires, ne sont pas recueillies à des fins professionnelles ou partagées avec des tiers sauf lors de circonstances exceptionnelles tel que prescrit par la loi.

Pourquoi recueillons-nous vos renseignements personnels?

En général, la CADA recueille, utilise et communique des renseignements personnels concernant ses membres, ses concessionnaires membres et d’autres personnes afin de fournir à ses concessionnaires membres et à ses membres des services de la corporation nationale aux concessionnaires canadiens de véhicules neufs franchisés, et de les fournir en leur nom. Plus précisément, nous recueillons, utilisons et communiquons les renseignements personnels aux fins suivantes :

satisfaire aux buts et aux mandats d’une corporation nationale qui représente les concessionnaires canadiens de véhicules neufs franchisés;
communiquer des renseignements personnels à des tiers et en recevoir d’eux dans le but de fournir des services de la corporation nationale aux concessionnaires canadiens de véhicules neufs franchisés, et de les fournir en leur nom;
comprendre les besoins et les préférences des membres, des concessionnaires membres, des fournisseurs et des tiers, et y répondre, y compris communiquer avec ces parties pour organiser des sondages, des recherches, des évaluations et des expositions commerciales;
élaborer, améliorer ou autrement fournir des produits et des services de la CADA;
vendre ou autrement fournir des produits et des services de tiers avec lesquels la CADA entretient des relations;
distribuer notre mensuel Écho-CADA, nos bulletins, des renseignements liés à la corporation et d’autres documents à des personnes dont le nom figure sur nos listes de diffusion par courrier et par courriel, notamment par l’entremise d’agences de publicité directe et de fournisseurs de services de courriel indépendants;
développer et gérer la CADA et ses activités;
repérer les erreurs, les actes de négligence, les violations de contrat, les fraudes, les vols et les autres activités illégales et en protéger la CADA et d’autres tiers, et vérifier que les politiques et les obligations contractuelles de la CADA sont respectées;
entreprendre des opérations commerciales, y compris l’achat, la vente, la location, la fusion, le regroupement ou tout autre type d’acquisition, d’aliénation ou de financement auxquels prend part la CADA;
tel qu’autorisé par les exigences ou les dispositions légales ou réglementaires, étrangères et canadiennes, et pour se conformer à ces exigences ou ces dispositions; et
à toute autre fin à laquelle vous consentez.

À qui communiquons-nous vos renseignements personnels?

De temps à autre, la CADA peut communiquer vos renseignements personnels aux personnes suivantes :

des fournisseurs de services, y compris des organisations ou des personnes dont les services ont été retenus par la CADA afin de s’acquitter de certaines fonctions pour son compte, comme des services de mise en marché, de sondage, de traitement de données, de gestion de documents et des services administratifs;
a person who in the reasonable opinion of the CADA is providing or seeking the information as your agent;
une personne qui, de l’avis raisonnable de la CADA, fournit les renseignements en tant que votre mandataire ou recherche ces renseignements en cette qualité;
nos assureurs et des organismes de réglementation, des assureurs ou d’autres parties, dans le cadre d’activités de réglementation ou d’autres activités se rapportant aux obligations de la CADA au titre de corporation nationale représentant les concessionnaires canadiens de véhicules neufs franchisés;
tel qu’autorisé par les exigences ou les dispositions légales ou réglementaires, étrangères et canadiennes, et pour se conformer à ces exigences ou ces dispositions.

Où stockons-nous vos renseignements personnels?

Vos renseignements personnels sont stockés dans des endroits et sur des serveurs contrôlés par la CADA, lesquels sont situés soit dans nos bureaux, soit dans les bureaux de nos fournisseurs de services.

Comment pouvez-vous avoir accès à vos renseignements personnels?

Sur demande écrite de votre part, sous réserve de certaines exceptions, la CADA vous informera de l’existence de renseignements personnels qui vous concernent, de leur utilisation et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et vous permettra d’y avoir accès. Les demandes d’accès aux renseignements personnels doivent être envoyées à notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont fournies ci-après. Il pourra arriver que nous ne puissions divulguer les renseignements personnels que nous avons, par exemple :

s’ils sont protégés par le secret professionnel ou dans le cours d’une procédure de nature judiciaire;
s’ils contiennent des détails sur d’autres personnes;
s’ils ne peuvent être divulgués pour des raisons d’ordre juridique, des raisons de sécurité ou des raisons d’ordre commercial exclusives; ou
si le coût de la fourniture de l’information est exorbitant.

Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?

La CADA utilise des mesures de sécurité physiques, administratives et technologiques correspondant au degré de sensibilité de vos renseignements personnels afin d’en protéger la confidentialité. Nous exigeons, au moyen d’ententes contractuelles, que les renseignements personnels de clients communiqués à des tiers aux fins de traitement soient protégés. Sachez cependant que, malgré ces efforts, aucune mesure de sécurité n’est parfaite et aucun système n’est impénétrable. En particulier, si vous utilisez les onglets protégés par mot de passe du site Web, vous pouvez améliorer la confidentialité en prenant soin de choisir un mot de passe robuste suffisamment difficile à deviner, que vous garderez en sécurité et que vous n’utiliserez pas sur d’autres sites Web. Prendre des mesures comme éviter d’employer des mots du dictionnaire ou des noms propres, et ajouter des caractères supplémentaires et des signes de ponctuation peuvent également aider à vous protéger. Si vous croyez que votre mot de passe a été compromis, vous devriez la changer immédiatement.

La confidentialité sur notre site Web

Témoins - Lorsqu’un visiteur accède au site Web de la CADA, il se peut que nous utilisions un dispositif du navigateur appelé un «témoin» afin de recueillir de l’information comme le type de navigateur Internet et le système d’exploitation que le visiteur utilise, le nom de domaine du site Web d’où vient le visiteur, la date et la durée de la visite, le nombre de visites, le temps que le visiteur a passé en moyenne sur notre site Web, les pages qu’il a consultées et le nombre de témoins accumulés. Un témoin est un petit fichier texte contenant un numéro d’identification unique qui identifie le navigateur du visiteur, mais n’identifie pas nécessairement le visiteur, à l’intention de nos ordinateurs chaque fois que quelqu’un visite notre site Web. Nous ignorons l’identité des visiteurs qui accèdent à notre site Web, à moins qu’ils ne nous l’indiquent précisément (p. ex. en s’inscrivant à un événement ou en nous envoyant de la correspondance à partir de notre site Web). Outre les fins déterminées décrites dans notre politique de confidentialité, nous pouvons utiliser cette information tirée du site Web et la communiquer à d’autres organisations avec lesquelles nous entretenons des relations commerciales afin de mesurer l’utilisation de notre site Web, d’en améliorer la fonctionnalité et le contenu et d’en faciliter l’utilisation pour les visiteurs. Les visiteurs peuvent réinitialiser leur navigateur afin d’être avisés dès qu’ils reçoivent un témoin ou de refuser les témoins. Cependant, s’ils refusent les témoins, il se peut qu’ils soient dans l’impossibilité d’utiliser certaines des caractéristiques de notre site Web.
Communications en ligne – Afin de recevoir un service ou une information, les visiteurs de notre site Web peuvent nous communiquer volontairement des renseignements personnels afin de poser des questions, de demander des renseignements, de consulter ou de télécharger des publications, de participer à un séminaire ou à un autre événement, ou de participer à des concours et à des sondages. Si la CADA vous connaît en qualité d’utilisateur inscrit à un service en ligne, nous pouvons combiner et stocker les renseignements personnels concernant votre utilisation de notre site Web et l’information en ligne que vous avez fournie avec certaines autres informations en ligne et hors ligne que nous avons pu recueillir.
Communications électroniques – À l’occasion, il se peut que nous vous envoyions des communications électroniques avec de l’information qui peut vous être utile, y compris de l’information sur la CADA et sur d’autres tiers avec qui nous entretenons des relations. Nous y inclurons des directives sur la façon de vous désabonner et de nous informer de vos préférences si vous souhaitez ne pas recevoir de courriels à l’avenir de la part de la CADA. De telles préférences peuvent également être exprimées en envoyant un courriel à notre responsable de la protection des renseignements personnels à [email protected] avec votre nom et les adresses électroniques que vous souhaitez voir supprimées de notre base de données. Veuillez noter cependant que dans certaines circonstances, la CADA peut être tenue ou autorisée par la loi de vous envoyer certains messages électroniques importants malgré une demande de désabonnement antérieure.
Liens - Notre site Web peut contenir des liens menant à d’autres sites Web. Ces liens vous sont fournis à titre pratique seulement. Nous avisons les visiteurs que les sites Web de tiers peuvent être visés par des politiques et pratiques en matière de confidentialité différentes de celles de la CADA et que la CADA décline toute responsabilité à l’égard des sites Web de tiers.

Modifications à la politique de confidentialité

La CADA se réserve le droit de modifier ou de compléter la présente politique de confidentialité en tout temps. Si nous apportons des modifications à la présente politique de confidentialité, nous afficherons ces modifications sur notre site Web, et la politique modifiée et les modifications seront disponibles sur demande au responsable de la protection des renseignements personnels de la CADA. Cependant, la CADA obtiendra les consentements nécessaires requis aux termes des lois applicables en matière de protection des renseignements personnels si elle entend recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels vous concernant à des fins autres que celles pour lesquelles vous avez donné votre consentement, à moins de dispositions contraires requises ou autorisées par la loi.

Autres renseignements

La CADA a nommé Tim Ryan au poste de responsable de la protection des renseignements personnels afin de veiller au respect de la présente politique de confidentialité et des lois applicables en la matière. Pour obtenir de plus amples renseignements à ce sujet, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels de la CADA à :

CADA, Responsable de la protection des renseignements personnels

123 Commerce Valley Drive East, bureau 303

Thornhill (Ontario)