Here comes summer…

and with it the need to manage vacation!

June 4, 2024

L’été est presque arrivé…

c’est le temps de gérer les congés!

Le 4 juin 2024

For many dealerships, managing vacation (and vacation pay) is the groan-worthy first thought when we mention summer. It does not need to be that way.

Many managers still spend time trying to balance having everyone gone at once, while others try to justify large payouts at the end of the year. Let’s debunk some common vacation myths.

1. I do not accrue vacation pay for my staff, so I do not have to manage vacation time. Unfortunately, this is not true. First off, all employees are entitled to vacation time, including sales, managers, salaried, and flat rate staff. Also, if you pay vacation on every cheque, they are still entitled to the time off. Furthermore, if you are doing large annual payouts, you might be managing the pay, but you still need to manage the time. Doing annual payouts also contradicts the point in vacation legislation. It is not meant to be a piggy bank; it is meant to ensure that employees take the necessary time off without being distressed by a loss of income.
2. It does not matter if staff use their time because we have a use it or lose it rule. Use it or lose it rules are generally considered violations of the Employment Standards Act. Employees are entitled to both vacation time and vacation pay under the ESA. Also, did you know that it is the employer’s responsibility to ensure that vacation time is used, even if the employee does not request it?
3. We allow perpetual carryover, so I am not taking vacation away. How does that violate the ESA? Although the details vary by province, carry-over is generally an ESA violation because the act sets out timelines for the use of vacation time. It is the employer’s responsibility to ensure that staff take their allotted time entitlement within the designated time frame.
4. I have never had an issue with the legislation, and we are flexible here so why does this need managing? Just because you have never been required to verify your vacation management practices, does not mean you won’t be. We all have insurance, not because we plan to get in an accident but because it’s good practice to be prepared for one- including being prepared for other people’s actions.

Additionally, having solid vacation management practices appeals to employees. Knowing where they stand at any given time, that you have policies in place that create a common practice and routine can develop engagement and a healthier workforce, in addition to mitigating the risk of non- compliance, errors and inefficiencies.

5. I cannot force someone to take vacation, and I also do not want my key players away. Although having your key people away can seem like a challenge at first, it can benefit the dealership. If they are that critical to your operations now, how much more effective could they become with regular R&R? As leaders, we do no want to “force” people to do things, but remember you have a legislative obligation to ensure they are taking time off, so if gentle reminders to get their vacation utilization plan or vacation requests in doesn’t do the trick- you not only have the right, but the obligation to assign vacation days.
6. This is too much to manage. If you are managing your vacation processes with spreadsheets, sign up posters and emails, you are right-this is too much! Having a standardized vacation year (anniversary or calendar) and using a robust HRIS system that does the work for you, makes this both easy to manage and simplifies staying compliant. Review your processes and ensure that your people have a way to both view and request time off, that your managers can easily approve or decline requests based on operational need and that you can see who needs a “nudge” to book their time. This will increase your efficiency, increase the efficiency and engagement of staff, and mitigate risk and error rate.

If you need to update your processes, streamline your record keeping or want to know more about what CADA 360 Automation by DealerPILOT does to help dealerships mitigate and manage these challenges, please reach out and #letstalk.

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Malheureusement, la première chose qui vient à l’esprit de bien des concessions quand il est fait mention de l’été est la gestion des vacances (et les indemnités de congés payés). Et pourtant, il pourrait en être autrement.

Beaucoup de gestionnaires passent encore trop de temps à jongler avec les absences de tout le monde en même temps, tandis que d’autres tentent de justifier le versement de grosses indemnités à la fin de l’année. Détruisons quelques mythes courants à propos des congés.

1. Je n’accumule pas d’indemnités de congés payés pour mes employés, alors je n’ai pas besoin de m’occuper des congés. Malheureusement, c’est faux. Primo, tout le monde a droit à des vacances, y compris la force de vente, les chefs de service, les salariés et les employés à taux fixe. Et même si vous leur versez des indemnités de congé à chaque paie, ils ont droit à un congé rémunéré. De même, si vous leur versez une importante indemnité annuelle, vous aurez peut-être réglé la question salariale, mais pas celle des vacances. Le versement d’une indemnité annuelle va aussi à l’encontre des lois sur les congés. Le but n’est pas de constituer une cagnotte, mais bien de garantir que les employés pourront prendre des vacances sans essuyer une perte de revenu.
2. Peu importe si les employés utilisent ou pas leurs congés, nous avons une politique de péremption. On considère généralement que les règles de péremption enfreignent la Loi sur les normes d’emploi (LNE). En vertu de cette loi, les employés ont droit à des congés et à des indemnités de congés payés. Et saviez-vous que l’employeur a la responsabilité de s’assurer que les employés prennent leurs vacances, même s’ils n’en font pas la demande?
3. Nous permettons le report illimité des congés, alors je ne prends pas de vacances. En quoi cela enfreint-il la LNE? Bien que les détails varient selon la province, le report des congés contrevient généralement à la LNE parce que celle-ci prévoit que les jours de vacances doivent être utilisés dans certains délais. Il revient à l’employeur de veiller à ce que ses employés prennent les congés auxquels ils ont droit dans les délais prescrits.
4. Je n’ai jamais eu de problème avec la loi, et notre système est flexible, alors pourquoi devrais-je me préoccuper des congés? Ce n’est pas parce qu’on n’a jamais vérifié la conformité de vos pratiques de gestion des congés qu’on ne le fera jamais. Nous avons tous de l’assurance, non pas parce que nous prévoyons d’avoir un accident, mais parce qu’il est sage d’être paré à toute éventualité — y compris les actions d’autres personnes.

De plus, de bonnes pratiques de gestion des congés attirent les employés. Savoir à quoi s’en tenir en tout temps — savoir qu’il y a en place des politiques qui créent une pratique usuelle et une routine — peut se traduire par un effectif plus engagé et plus sain, en plus de réduire les risques de non-conformité, d’erreurs et d’inefficacités.

5. Je ne peux ni forcer quelqu’un à prendre des vacances ni me passer de mes employés clés. Si l’idée de vous passer de vos employés clés peut sembler inquiétante à première vue, sachez que votre concession peut en profiter. Si ces personnes sont essentielles à votre entreprise, imaginez à quel point leur rendement pourrait s’améliorer si elles ont l’occasion de se reposer régulièrement. En tant que dirigeant, vous ne voulez forcer la main à personne, mais n’oubliez pas que la loi vous oblige à veiller à ce que vos employés prennent des vacances. Alors si leur rappeler gentiment de vous soumettre leur plan ou leur demande de congé échoue, vous avez le droit et même l’obligation de leur assigner des dates de congé.
6. C’est une tâche trop lourde. Si vous gérez les congés avec des feuilles de calcul, des affiches d’inscription et des courriels, vous avez raison. C’est trop! Utilisez une année de référence pour congés payés (année anniversaire ou civile) et un bon système d’information sur les ressources humaines, qui feront le travail à votre place. La gestion des congés en sera facilitée et la mise en conformité, simplifiée. Passez vos processus en revue et veillez à ce que vos employés puissent voir et demander les congés; que vos chefs de service puissent approuver ou refuser facilement les demandes en fonction des besoins opérationnels; et que vous puissiez déterminer qui a besoin d’un peu d’«encouragement» pour planifier ses vacances. Vous augmenterez ainsi votre efficacité de même que le rendement et l’engagement de votre effectif, en plus de réduire les risques et les erreurs.

Si vous avez besoin de mettre vos processus à jour, de simplifier votre tenue de livres ou d’en savoir plus sur ce que fait CADA 360 Automation des RH de DealerPILOT pour aider les concessions à atténuer et à gérer ces problèmes, communiquez avec nous et #parlonsen.

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