March 5, 2024


Le 5 mars 2024

March is here, and it's the perfect time to ensure that your employees are seamlessly enrolled in the CADA 360 Employee Benefits Plan. Conducting regular audits against your payroll system not only reinforces good benefit practices but also guarantees that your team is covered in case of accidents, injuries, or illnesses.


Ideally, we recommend monthly audits, but we understand that practicality plays a role. Therefore, consider scheduling a comprehensive audit at least once a year to keep things in check.

Determining eligibility is crucial. Each dealership may have its own definition, so refer to your administration guide or reach out to your benefit advisor for clarity. Utilize a payroll extract to cross-verify enrolment against the CADA 360 program.


Inaccurate earnings reporting is a common issue. Ensure salary information is regularly updated, auditing all salaries annually and during renewal on March 1st. The complexity arises with varied compensation structures, but keeping data current mitigates errors.

Understanding the nuances of different compensations is vital:

  • Salary - For an employee who earns salary, or salary plus bonus, report the current salary as of March 1.
  • Hourly Rate - For hourly-paid employees, report the actual hourly rate, on the first day of the last policy month. Your plan outline will specify how many hours a week your employees work, and the Canada Life system will calculate the annual income accordingly. Overtime is not included.
  • Piece-rate - Employees paid on a piece-rate basis are paid for the work done and not the time it takes. Earnings mean the amount that employees earned during the year. Report any change in the earnings averaged over one year as per March 1.
  • Commissions - If an employee’s earnings include commissions, use average earnings over the past two years, according to that employee’s T4 slips. If that employee has been employed for less than 2 years, estimate their earnings. Any change to the employee’s benefits resulting from a change in commission income will take effect on March 1.

Annual updates to Canada Life by March 1 can help align benefit amounts with earning updates and ensure your employees are eligible when claims arise.


Health and Dental benefits can be waived if employees have alternative group insurance through spouses. Regularly review these waivers and ensure proper coverage, especially if spousal benefits change due to job shifts.

If their spouse loses their benefit coverage due to a change in job, your employee can remove their waiver status if they notify their employer within 31 days of the life event.

Dependent Life benefits and health and dental waivers should also be included in your audit for comprehensive coverage verification.


Life events, such as marriage, divorce, or the addition of a child, are critical points in your audit. Act promptly to add eligible dependents to avoid late applications requiring health assessments.


Failure to enroll eligible employees can have severe consequences. Here are some real-life scenarios that underline the importance of meticulous benefit administration:

Scenario 1:

A young employee had not signed up for coverage even though he had been working at the dealership in a full-time capacity for over two years and had a young child. One weekend, he and another colleague, who was enrolled with full coverage, were out and ran into a moose head-on; both were killed instantly.

The family of the employee with full coverage received a life insurance cheque within weeks. The family of the other employee got nothing, so they turned to the dealer for compensation. The dealership administrator didn’t have any documentation signed by the employee to prove that he had been offered coverage and refused it.

In this instance, no coverage was in place, no premium was ever paid, so there was no benefit. As there was no documentation proving coverage had been offered but declined, the family could have pursued legal action against the dealership.

Scenario 2:

A young employee got married and did not think about adding his new wife to his benefits plan. When he started working, he was not married, so he signed up for single coverage. He married during his second year at the dealership but did not check with the administrator about whether he should change his coverage to family.

Conversely, the administrator was aware the employee got married but didn’t reach out to the employee to advise him of the timing of adding new dependents. Several years later, his wife contracted a serious illness requiring biologic drugs that cost tens of thousands per year. His wife was not employed and was staying at home with the couple’s new baby when she was diagnosed. The employee could not afford the drugs and lived in a province where there was no government coverage to assist. At this point, the employee went to the plan administrator to have coverage added for his wife and child but discovered it was too late.

Scenario 3:

A 59-year-old family man suffered a serious heart attack and faced the possibility of not ever being physically able to return to work. Upon review of his Long-Term Disability claim, the Disability Claims Case Manager discovered that his T4 indicated that he had an income of over $54,000, which would make him eligible for the plan’s maximum disability benefit of $2000 per month.

The salary information provided by the dealership reported this employee’s income as $13,000 per year. Accordingly, premiums had been paid based on $13,000, so his insured disability benefit at 67% of salary was only $726 per month. This meant that his benefit was under insured by $1274 a month! With coverage to age 65 that is a loss of over $90,000.

Also, his life insurance coverage was based on two times annual salary, meaning that his Life Insurance protection is only $26,000 when it should have been $108,000. This is another complicated aspect of this situation.

Not reporting the correct income creates a serious liability and legal problem for the dealership and a terrible financial hardship for the disabled employee. While waiting for the legalities of this liability to be resolved, this employee’s income had significantly dropped, creating additional stress for him at a time when he needed to be focused on returning to good health.

Ensuring accurate benefit administration is not just a legal necessity; it's a commitment to the well-being of your team. Regular audits safeguard your dealership from financial risks while providing peace of mind for employees and their families.

If you have any questions or need additional information, please reach out to your dedicated Canada Life group client service representative.

C’est le mois de mars, le moment idéal pour vérifier que vos employés sont bel et bien inscrits au Régime CADA 360 Avantages sociaux. La vérification régulière de votre registre de paie est une bonne pratique en ce qui a trait aux avantages sociaux et garantit que votre équipe est protégée en cas d’accidents, de blessures ou de maladies.


Idéalement, vous devriez effectuer un audit tous les mois, mais nous savons que cette fréquence n’est pas toujours réaliste. C’est pourquoi nous vous recommandons de procéder à une vérification exhaustive au moins une fois par an pour vous assurer que tout est en règle.

La détermination de l’admissibilité est cruciale. Les critères d’admissibilité pourraient varier d’une concession à une autre, alors consultez votre guide d’administration ou votre conseiller en avantages sociaux pour obtenir des précisions. Comparez votre registre de paie aux inscriptions au Régime CADA 360.


Il arrive couramment que la déclaration des revenus soit erronée. Veillez à ce que les données salariales soient mises à jour régulièrement et auditez tous les salaires annuellement et lors du renouvellement le 1er mars. Les diverses structures de rémunération compliquent les choses, mais vous pouvez minimiser les erreurs en tenant les données à jour.

Il est essentiel de comprendre les nuances entre les différents types de rémunération :

  • Salaire – Pour un employé salarié, ou qui touche un salaire plus des primes, déclarez le salaire en date du 1er mars.
  • Taux horaire – Pour un employé horaire, déclarez le taux horaire en vigueur le premier jour du dernier mois de couverture. Les grandes lignes de votre régime préciseront le nombre d’heures de travail hebdomadaires de vos employés, et le système de la Canada Vie calculera le revenu annuel correspondant. Les heures supplémentaires ne sont pas incluses.
  • Salaire à la pièce – Un employé payé à la pièce est rémunéré pour le travail effectué et non pour le temps qu’il y a consacré. Son revenu est le montant qu’il a gagné durant l’année. Déclarez tout changement au revenu moyen sur un an en date du 1er mars.
  • Commissions – Si le revenu d’un employé inclut des commissions, utilisez le revenu moyen des deux dernières années, selon les feuillets T4 de cet employé. Si l’employé travaille pour vous depuis moins de deux ans, estimez son revenu. Tout changement aux avantages sociaux d’un employé à la suite d’un changement à ses commissions entrera en vigueur le 1er mars.

Préparer un compte rendu annuel pour la Canada Vie avant le 1er mars peut assurer que les montants de garanties concordent avec les revenus mis à jour et que vos employés seront admissibles en cas de sinistres.


Un employé peut renoncer aux garanties soins médicaux et soins dentaires s’il a accès à une autre assurance collective par l’entremise de son conjoint. Passez régulièrement en revue ces décharges et vérifiez que les employés sont protégés adéquatement, surtout si les avantages sociaux du conjoint changent à la suite d’un changement d’emploi.

Si son conjoint perd ses avantages sociaux parce qu’il change d’emploi, votre employé peut revenir sur sa renonciation s’il en avise son employeur dans un délai de 31 jours suivant l’événement.

Vous devriez aussi inclure dans votre audit les renonciations à l’assurance vie et aux garanties soins médicaux et soins dentaires des personnes à charge pour vous assurer de ne rien manquer.


Les événements marquants, comme un mariage, un divorce ou l’arrivée d’un enfant, sont des points cruciaux de votre audit. Ajoutez sans tarder les personnes à charge admissibles pour éviter les demandes tardives qui requièrent un examen médical.


Omettre d’inscrire des employés admissibles peut avoir des conséquences graves. Voici certains exemples qui montrent bien l’importance d’une administration des avantages sociaux méticuleuse :

Scénario 1 :

Un jeune employé ne s’était pas inscrit au régime, même s’il travaillait à la concession à temps plein depuis plus de deux ans et avait un jeune enfant. Un beau jour, lui et un collègue — qui était inscrit et donc pleinement couvert — ont heurté un orignal de plein fouet en voiture et sont morts sur le coup.

La famille de l’employé entièrement couvert a reçu un chèque d’indemnité d’assurance vie quelques semaines plus tard. Celle de l’autre employé n’a rien touché et s’est adressée à la concession pour être indemnisée. L’administrateur de la concession n’avait aucun document signé par l’employé qui prouvait qu’on lui avait offert de participer au régime et qu’il avait refusé.

Ce dernier n’était pas couvert et n’avait pas payé de primes, alors aucune indemnité ne lui était dûe. Mais comme il n’y avait pas de documents prouvant que la couverture avait été offerte et refusée, la famille aurait pu poursuivre la concession.

Scénario 2 :

Un jeune employé s’est marié et a omis d’ajouter sa nouvelle épouse à son régime d’avantages sociaux. Quand il a commencé à travailler, il était célibataire, alors il s’est inscrit au régime à ce titre. Il s’est marié durant sa deuxième année à la concession, mais n’a pas vérifié auprès de l’administrateur s’il devait changer sa couverture pour inclure sa famille.

Par ailleurs, l’administrateur savait que l’employé s’était marié, mais n’a pas communiqué avec lui pour lui recommander d’ajouter ses personnes à charge en temps opportun. Plusieurs années plus tard, sa femme est devenue gravement malade et a eu besoin de médicaments biologiques qui coûtaient des dizaines de milliers de dollars par année. Au moment de son diagnostic, elle ne travaillait pas et restait à la maison avec le nouveau-né du couple. L’employé ne pouvait pas se permettre les médicaments et habitait dans une province où il n’y avait aucun programme gouvernemental pour l’aider. L’employé a alors demandé à l’administrateur d’ajouter sa femme et son enfant au régime, mais il a appris qu’il était trop tard.

Scénario 3 :

Après une crise cardiaque, un père de famille de 59 ans se trouvait dans un état tel qu’il ne pourrait plus jamais travailler. Après avoir évalué sa demande de prestations d’invalidité de longue durée, le responsable des réclamations d’invalidité a découvert que le feuillet T4 de l’employé indiquait un revenu de plus de 54 000 $, ce qui lui aurait donné droit à la prestation d’invalidité maximale de 2 000 $ par mois.

Mais selon les données salariales de la concession, le salaire de l’employé était de 13 000 $ par année. Par conséquent, ses primes étaient basées sur 13 000 $, de sorte que la prestation d’invalidité équivalente à 67 % de son salaire n’était que de 726 $ par mois. Cela signifie qu’il était insuffisamment assuré à raison de 1 274 $ par mois! Sur une couverture prévue jusqu’à l’âge de 65 ans, cette perte se chiffre à 90 000 $.

De plus, sa couverture d’assurance vie équivalait au double de son salaire annuel, ce qui signifie que sa protection d’assurance vie n’était que de 26 000 $ alors qu’elle aurait dû être de 108 000 $. Sa situation était donc compliquée à plusieurs égards.

Du défaut de déclarer le bon revenu découlent de lourdes responsabilités et des problèmes juridiques pour la concession et des difficultés financières dévastatrices pour l’employé frappé d’invalidité. Pendant qu’on débattait cette responsabilité en justice, le revenu de l’employé était considérablement moindre, ce qui lui occasionnait un stress additionnel à un moment où il aurait dû se concentrer sur son rétablissement.

L’administration rigoureuse des avantages sociaux n’est pas seulement une nécessité juridique; c’est un engagement à l’égard du bien-être de votre équipe. Les audits réguliers permettent à votre concession de se protéger contre les risques financiers et à vos employés et à leurs familles d’avoir l’esprit tranquille.

Si vous avez des questions ou besoin d’information supplémentaire, communiquez avec votre représentant du service à la clientèle de la Canada Vie.