Can you recognize the signs of stress in your staff?

May 7, 2024

Savez-vous reconnaître les signes de stress chez vos employés?

Le 7 mai 2024

In recognition of Mental Health Awareness Month, this is a great opportunity to ensure that we are proactively managing stress levels in ourselves and our team.

With the post-pandemic pressures and new perspectives still in play, we are seeing an increase in stress responses, absenteeism and related behavioral, wellness and performance issues.

As leaders, what can we do?

First and foremost is to grow our skill in seeing stress in ourselves and our people.

When you begin to see (even small) changes in behavior, that is the time to be proactive.

Some of the key indicators that stress may be impacting your people (or yourselves) include:

• A change in attendance and punctuality. We often notice when there is an increase in absenteeism, but also watch for people to suddenly come in much earlier, staying later or a change in how breaks are used. Returning from breaks late, taking extra breaks or a change in routine during break time can also be a sign.
• Patience and People Skills. This can be a highly problematic sign, as it can also have larger ramifications including customer service, health and safety compliance, respectful workplace concerns and a general degradation in performance. If you see that a member of your team has a decline in patience, is increasingly communicating with less professionalism or kindness there may be an underlying stress issue. This sign is one that needs to be addressed quickly to avoid a verbal or physical outburst or inappropriate conduct that may find you having to investigate a complaint of violence in the workplace, harassment or respectful workplace violation. Remember, that verbal conduct can be both violence in the workplace and unsafe working conditions if this escalates.
• Booked time off. This is different than absenteeism and may be harder to identify as it often appears planned. Medical leaves, Unusual Vacation Utilization and requests for extended unpaid time, may all be routine or even pleasant, but they may also be signs of someone trying to manage stress before it manifests as distress.

Often, we know our people well enough to be able to detect these changes but are left challenged by what to do next.

Here are a few suggestions for managing stress proactively.

• When you detect an issue or charge in an employee’s behavior, addressing it though positive enquiry can be both compassionate and efficient. Positive enquiry occurs when we ask genuine questions based on our interest in assisting and assuring employees to proactively manage issues together. This is also an opportunity to ensure that the stress is personal and not professional and where appropriate provide the resources needed to reduce or eliminate work-related stress points.
• When there have been issues that an employee is unable or unwilling to share with management, ensuring that they are aware that, whatever the issue is, it has begun to impact the workplace can often have them open up or seek the assistance they need before it becomes a serious discipline or performance issue.
• When signs of excessive stress or distress appear, helping staff access resources can go a long way to managing challenges. Providing employees with your Employee Assistance Program (EAP) information, options for planned time off or reminding them of services that are covered through your benefits plan are all good starting points.
• Bring forward tangible data-based information. Approaching an employee with a “blame” statement when they are likely already heading down a path of overwhelm and distress is unlikely to help the situation. However, approaching an employee with specific examples of behavioral change, real-time absenteeism data, and attendance rates by absence reason provides a concrete and blame-free way to initiate a turnaround.

If you are facing challenges with managing stress in the workplace, absenteeism, attendance or other employee relations issues, CADA 360 has the resources you need. Subscribers to HR Automation can track and retain data at their fingertips and have access to Certified Human Resources to help guide them along the way. Remember that your CADA 360 benefits plan also provides employees with access to EAP to help with long term solutions.

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En reconnaissance du mois de la sensibilisation à la santé mentale, c’est le moment idéal pour vous assurer de gérer votre propre niveau de stress et celui de votre équipe de manière proactive.

Alors que les conséquences transformatrices de la pandémie se font encore sentir, on observe une augmentation des réactions de stress, de l’absentéisme et des problèmes de comportement, de santé et de rendement qui y sont associés.

Que peuvent faire les gestionnaires?

Avant tout, vous devez apprendre à mieux reconnaître votre propre stress et celui de votre équipe.

Dès que vous remarquez des changements comportementaux (aussi minimes qu’ils soient), voyez-y.

Voici quelques-unes des principales manifestations de stress :

• Changement dans l’assiduité et la ponctualité. On remarque souvent une hausse de l’absentéisme, mais inquiétez-vous aussi des employés qui commencent à arriver au travail beaucoup plus tôt ou à rester beaucoup plus tard que d’habitude, tout à coup, ou qui utilisent leurs pauses différemment. Étirer ou multiplier les pauses ou changer ses habitudes pendant les pauses sont également des signes révélateurs.
• Patience et aptitudes relationnelles. Cet indicateur peut s’avérer très problématique, puisqu’il peut avoir de vastes ramifications, notamment sur le service à la clientèle, la conformité aux normes de santé et de sécurité et le respect au travail, et entraîner une dégradation générale du rendement. Si vous remarquez que la patience d’un membre de votre équipe diminue, que ses communications sont de moins en moins empreintes de professionnalisme ou d’amabilité, il est possible qu’il s’agisse d’un problème lié au stress. Vous devez alors agir sans tarder pour éviter un emportement verbal ou physique ou un comportement inapproprié qui pourrait donner lieu à une plainte pour violence en milieu de travail, harcèlement ou conduite irrespectueuse. N’oubliez pas qu’une explosion verbale peut précéder de la violence physique au travail et des conditions de travail dangereuses si la situation dégénère.
• Congés prévus. Les congés sont différents des absences et pourraient être plus difficiles à reconnaître puisqu’ils semblent souvent planifiés. Les congés de maladie, les utilisations de vacances inhabituelles et les congés sans solde prolongés peuvent tous être normaux, voire plaisants, mais ils peuvent aussi indiquer qu’un employé essaie de gérer son stress avant d’être en détresse.

Vous connaissez généralement assez bien les membres de votre équipe pour déceler ces changements, mais vous ne savez pas nécessairement comment procéder.

Nous vous proposons quelques façons de gérer proactivement le stress.

• Quand vous remarquez un problème ou un changement dans le comportement d’un employé, vous pouvez lui poser des questions de manière encourageante, compatissante et efficace. Le questionnement positif consiste à poser des questions intéressées afin d’aider l’employé et de lui assurer votre concours pour gérer ses problèmes. C’est aussi une occasion de vérifier que le stress est de nature personnelle et non professionnelle, et, s’il y a lieu, de fournir les ressources nécessaires pour réduire ou éliminer les facteurs de stress liés au travail.
• Si un employé éprouve des ennuis dont il ne peut pas ou ne veut pas faire part à la direction, lui indiquer que ces problèmes, quels qu’ils soient, ont commencé à se répercuter sur son travail peut l’amener à se confier ou à demander de l’aide pour prévenir des problèmes de discipline ou de rendement graves.
• Quand on observe des signes de stress excessif ou de détresse, aider le personnel à accéder aux ressources disponibles peut contribuer grandement à la gestion des difficultés.
• Informer les employés au sujet du Programme d’aide aux employés (PAE), des possibilités de congé ou des services qui sont couverts par votre régime d’avantages sociaux est toujours un bon point de départ.
• Fournissez-leur de l’information concrète fondée sur des données. Jeter le blâme sur un employé qui est déjà dépassé et angoissé par la situation risque fort peu d’améliorer la situation. Mais approcher l’employé en attirant son attention sur un changement dans son comportement, son relevé d’absences, son taux d’assiduité et les raisons de ses absences est une façon concrète et neutre d’amorcer un redressement.

Si vous peinez à gérer votre stress au travail; êtes souvent absent ou manquez d’assiduité; ou avez des problèmes avec d’autres employés, CADA 360 a les ressources qu’il vous faut. Les concessions inscrites à Automation des RH peuvent facilement faire un suivi des données et accéder à des conseillers en ressources humaines agréés qui les aideront en cours de route. N’oubliez pas que votre régime CADA 360 Avantages sociaux permet aussi à vos employés de recourir au PAE pour tenter de trouver des solutions à long terme.

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